KI im Unternehmen:
wo sie im Mittelstand wirklich Zeit spart

Im Mittelstand spart KI vor allem dort Zeit, wo jede Woche dieselbe Schreib- und Sortierarbeit anfällt, beim Angebotsentwurf etwa oder beim Durchsehen einer langen Ausschreibung. Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag, den jemand im Betrieb prüft und freigibt. Rechtlich hat sich seit 2025 einiges getan, unter anderem müssen Betriebe, die KI nutzen, etwas für die KI-Kompetenz ihrer Leute tun.

StandWie viele Betriebe KI im Unternehmen schon einsetzen

KI im Unternehmen ist kein Konzernthema mehr, auch wenn die Zahlen nüchterner ausfallen, als man nach den ganzen Schlagzeilen vermuten würde. Das Statistische Bundesamt hat für 2025 erhoben, dass 26 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI nutzen; bei kleinen Betrieben mit 10 bis 49 Leuten waren es 23 Prozent, bei mittleren 36 Prozent und bei großen ab 250 Beschäftigten 57 Prozent. Je kleiner der Betrieb, desto seltener kommt KI also zum Einsatz, und das zieht sich durch alle Erhebungen.

Die KfW, deren Mittelstandspanel auch ganz kleine Firmen erfasst, kommt für 2022 bis 2024 auf 20 Prozent der Mittelständler, rund 780.000 Unternehmen. Bei Betrieben mit weniger als fünf Beschäftigten lag der Anteil bei 19 Prozent (im Bau übrigens nur bei 8 Prozent). Der Branchenverband Bitkom wiederum hat im Sommer 2025 Firmen ab 20 Beschäftigten befragt, und dort sagten 36 Prozent, sie nutzen KI, weitere 47 Prozent planten das oder diskutierten darüber.

Warum die Werte so auseinanderliegen? Gezählt wird jeweils anders, mal ab zehn, mal ab zwanzig Beschäftigten, mal über drei Jahre hinweg, und zwischen den Branchen liegen ohnehin Welten. Die Richtung ist aber überall dieselbe, und wer als Schreinerei in Vilshofen oder als Physiopraxis in der Passauer Innstadt noch gar nichts mit KI macht, ist zwar in großer Gesellschaft, hat aber den Anfang der Entwicklung schon verpasst.

EinsatzgebieteKI-Einsatzgebiete, bei denen ein kleiner Betrieb zuerst Zeit gewinnt

Die ergiebigsten KI-Einsatzgebiete in einem kleinen Betrieb sind selten spektakulär. Es geht um das, was jede Woche wiederkommt: der Angebotstext für den Badumbau, den man sonst abends aus den Notizen vom Aufmaß zusammenschreibt, die Ausschreibung mit vierzig Seiten, von denen drei wirklich zählen, oder die Frage, welche Leistungen im letzten Quartal am häufigsten angefragt wurden.

Bei der Recherche verschafft KI einen ersten Überblick, über Förderprogramme zum Beispiel oder über das, was Mitbewerber auf ihren Websites anbieten. Bei Auswertungen, also der kleinen Datenanalyse im Alltag, ordnet sie Tabellen und schreibt in ein paar Sätzen hin, was auffällt, und den Absatz liest der Chef dann deutlich schneller als die Tabelle selbst. Wie viel das im Einzelfall bringt, hängt davon ab, wie viel solche Arbeit überhaupt anfällt; eine ehrliche Durchschnittszahl für alle Betriebe gibt es dafür nicht, auch wenn man im Netz ständig welche liest.

Wir würden immer mit einer einzigen Aufgabe anfangen, die man gut kennt. Dann sieht man nämlich schnell, ob der Entwurf taugt oder ob man länger korrigiert, als man selbst gebraucht hätte (kommt am Anfang durchaus vor).

GrenzenWarum KI für KMU ein Entwurf bleibt und kein fertiges Ergebnis

KI für KMU funktioniert am besten mit einer klaren Arbeitsteilung, bei der die Maschine vorschlägt und ein Mensch entscheidet. Das ist keine Übervorsicht. Die Datenschutzkonferenz, in der sich die deutschen Datenschutzbehörden abstimmen, schreibt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, dass Ergebnisse kritisch hinterfragt werden müssen, und weist darauf hin, dass die Anbieter selbst keine Richtigkeit zusagen. Die EU-Kommission nennt erfundene Angaben, gern Halluzinationen genannt, als Risiko, über das Beschäftigte Bescheid wissen sollten.

Praktisch heißt das: Eine Zahl, eine Norm oder ein Termin aus einem KI-Text wird nachgeschlagen, bevor sie in ein Angebot oder eine Kundenmail wandert. Wer sich das spart, gewinnt heute zehn Minuten und erklärt morgen einem Kunden, woher die Frist im Angebot kam, die es gar nicht gibt.

Und welche Herausforderungen halten Betriebe bisher ab? Wer KI erwogen und dann doch gelassen hat, nennt in der Erhebung des Statistischen Bundesamts an erster Stelle fehlendes Wissen, dahinter fast gleichauf die Unsicherheit über rechtliche Folgen und Sorgen um den Datenschutz. Die Kosten kommen erst deutlich später, was uns ehrlich gesagt nicht überrascht hat.

RechtWas der AI Act verlangt, wenn Sie KI im Unternehmen nur nutzen

Für KI im Unternehmen gilt die europäische KI-Verordnung, der AI Act, auch dann, wenn man KI gar nicht entwickelt, sondern bloß benutzt; das Gesetz nennt solche Firmen Betreiber. Wichtig ist zuerst Artikel 4 zur KI-Kompetenz. Er gilt seit dem 2. Februar 2025 und wurde im Juli 2026 durch die Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst, sodass Betreiber jetzt Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, ohne für jede einzelne Person ein bestimmtes Niveau garantieren zu müssen. Ein Zertifikat braucht es laut EU-Kommission nicht, eine kurze interne Liste, wer wann geschult wurde, halten wir trotzdem für vernünftig.

Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 zur Transparenz. Für Betreiber stecken darin zwei Pflichten. Ein KI-Bild, -Video oder eine Tonaufnahme, die als Deepfake echt wirkt, muss als künstlich erzeugt offengelegt werden. Und ein KI-Text, der die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren soll, ebenfalls, es sei denn, ein Mensch hat ihn geprüft und jemand trägt die redaktionelle Verantwortung.

Den Handwerksbetrieb, der seine Angebote mit KI vorschreibt, betrifft Artikel 50 vermutlich kaum. Wer mit KI Werbebilder baut, auf denen echte Menschen oder bekannte Orte zu sehen scheinen, sollte genauer hinschauen und im Zweifel einen Anwalt fragen, denn wir sind keine Juristen.

DatenschutzMit welchen Datenschutzregeln KI im Unternehmen sauber läuft

Sobald Namen, Adressen oder gar Gesundheitsangaben in ein Werkzeug für KI im Unternehmen wandern, greift die Datenschutz-Grundverordnung. Läuft die Software als Cloud-Dienst auf der Plattform eines externen Anbieters, arbeitet dieser nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz häufig im Auftrag des Betriebs, und dann ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO fällig, kurz AVV. Ob der eigene Tarif so einen Vertrag überhaupt hergibt, steht in den Vertragsunterlagen des Anbieters, und das klärt man besser vor dem ersten Einsatz als danach.

Daneben rät die Datenschutzkonferenz, schriftlich festzuhalten, welche Anwendungen wofür erlaubt sind, am besten mit Beispielen. Dienstliche Konten statt privater gehören dazu, für jedes der genutzten Systeme, und die Konten sollten möglichst an einer Funktionsadresse wie info@ hängen statt am Namen der Kollegin.

Am einfachsten ist es, personenbezogene Daten gar nicht erst einzugeben. Für einen Angebotsentwurf braucht die KI weder den Namen der Kundin noch die Hausnummer, die Leistungsbeschreibung reicht völlig, und den Rest setzt man nachher im eigenen Programm ein.

AnfangenSo starten Sie mit künstlicher Intelligenz im Mittelstand ohne großes Projekt

Künstliche Intelligenz im Mittelstand braucht zum Start kein Großprojekt mit Lastenheft und Lenkungskreis. Schreiben Sie eine Woche lang mit, wo Ihr Team Zeit mit Suchen, Auswerten und ersten Entwürfen verbringt; mit dem KI-Zeitrechner auf unserer Seite zur KI-Agentur in Passau tragen Sie diese Stunden ein und schätzen selbst, welchen Anteil KI übernehmen könnte.

Dann suchen Sie sich eine Aufgabe aus, legen fest, wer die Ergebnisse gegenliest, und klären vorab, ob Kundendaten im Spiel sind. Nach vier Wochen wird nüchtern Bilanz gezogen: Ging es schneller, hat die Qualität gelitten, und wer im Team arbeitet inzwischen gern damit, wer nicht? Danach weiß man meistens recht genau, ob sich der nächste Schritt lohnt.

Häufige Fragen

Nikolai SchöbelGeschäftsführer der schoebel media & marketing GmbH in Passau, seit über 20 Jahren im Online-Marketing. Stand dieses Beitrags: 05.10.2026.